Afspraakverwittiging

In Titanium 18.4 werden uitbreidingen en optimalisaties uitgevoerd voor de module afspraakverwittigingen.

 

In dit artikel komen volgende onderwerpen aan bod:

• Algemene Instellingen
• Historiek van verzonden verwittigingen
• Instellingen per afspraak
• Geautomatiseerd verwerken
• Manueel verwerken

 

Instellingen

 

Op de instelling pagina die u vindt onder 'Instellingen', 'Communicatie', 'Afspraakverwittiginginstellingen' kan u de instellingen zien en aanpassen in het 'afspraakverwittiginginstellingen' venster:

 

 In dit venster ziet u, per afspraakverwittigingstype, 

- hoeveel dagen voor de afspraak de verwittiging dient gestuurd te worden 

- welke verzendtypes voor dat afspraakverwittigingstype mogen gebruikt worden 

- welke e-mail, sms en brief sjablonen per arts en taal gebruikt dienen te worden 

- de voorkeurvolgorde van de verzendtypes

 

Met de  knop kan u, indien gewenst, een nieuw afspraakverwittigingstype aanmaken; Mocht u voorlopig een bepaald type niet meer willen gebruiken kan u het deactiveren door de 'Actief' optie uit te zetten.

 

Met de optie  kan u een bijgemaakt afspraakverwittigingstype ook terug verwijderen. Let wel: hierbij gaan al de instellingen voor dat type verloren.

Het standaard type kan niet verwijderd worden.

 

De optie 'Standaard actief kan u indien gewenst uit zetten, in dat geval wordt standaard naar geen enkele patiënt een afspraakverwittiging gestuurd, enkel naar de patiënten die u op patiënt niveau ingesteld hebt of op afspraak niveau manueel aanzet.

Bij het aanpassen van de patiënt gegevens kan u sinds Titanium 19.1.2 per patiënt aanpassen dat de patiënt de standaard volgt en zo al dan niet standaard een verwittiging ontvangt of 'Altijd/'Nooit'

 

Op deze manier kan u indien gewenst altijd afwijken van de standaard, ongeacht als deze daar actief staat of niet.

  

Historiek van verstuurde afspraakverwittigingen

U kan op 2 plaatsen een historiek van de verzonden afspraakverwittigingen raadplegen:

 

 Op de patiëntfiche kan u per afspraak de historiek zien in het  'Afspraken' tabblad:

 

Een algemeen historiek venster met alle verwerkingen vindt u terug in de ribbon onder Communicatie, Afspraakverwittiging, Historiek.

 

In dit venster kan u, net zoals bij recall historiek,  een lijst van de verwerkingen bekijken.

In de keuzelijst (bovenaan links) kan u selecteren welke verwerkingen getoond worden in het scherm.

 

Het is ook mogelijk om, indien gewenst,  deze lijst exporteren naar bvb. Excel.

 

Instellingen per afspraak

Bij het openen van een afspraak kan u de afspraakverwittigingen voor die afspraak bekijken en aanpassen, u ziet hierbij ook 

- welke verwittigingen actief zijn

- via welke weg deze verstuurd zullen worden 

- op welk tijdstip en door wie ze eventueel reeds verwerkt zijn.

  

U kan hier enkel nog aanpassingen doen indien deze nog niet verwerkt zijn. 

De kolommen 'Verwerkt op' en 'Door' kunnen nooit aangepast worden, deze worden ingevuld bij verwerking.

Bij het aanpassen van het verzendtype kan u duidelijk zien welke verzendtypes mogelijk zijn en welke bestemming er voor gebruikt zal worden.

 

Bij het verplaatsen van een afspraak worden alle verzonden afspraakverwittigingen terug als 'niet verwerkt' gemarkeerd.

 

Verwerking van afspraakverwittigingen

Verwerken van de afspraakverwittigingen gebeurt via de knop 'Opmaken' in de ribbon onder 'Communicatie', 'Afspraakverwittiging', 'Opmaken'.

Bij het openen van dit venster wordt een venster voor datum selectie geopend (zoals bij verwerking van Recalls), waarop u de vorige verwerkte periode ziet en de voorgestelde nieuwe periode.

Belangrijk om te weten is dat het hier over de periode van verwittigen gaat, hierbij zal dus een lijst van afspraken getoond worden waarvan de afspraken volgens de afspraakverwittigingsinstellingen een verwittiging moeten krijgen.

  

Een afspraak krijgt nooit meer dan 1 verwittiging er verwerking.

Bvb. Ik heb een afspraak op 24/8/2018, volgens mijn instellingen moet er een verwittiging gestuurd worden 3 dagen op voorhand en 1 dag op voorhand, geen van beiden zijn reeds verwerkt.

Ik maak vervolgens een periode selectie van 20/8/2018 tot 23/8/2018:  Enkel de verwittiging van 3 dagen voor de afspraak zal in de selectie voorkomen, de verwittiging van 1 dag op voorhand niet.

 

In de lijst ziet u vervolgens voor welke afspraken een verwittiging gestuurd zal worden en met welk verzendtype en welke bestemming.

U kan in de lijst alsnog het 'verwerken' vinkje uitzetten en de taalcode of het verzendtype aanpassen.

Net zoals op het agenda afspraakvenster ziet u hier, bij aanpassen van het verzendtype, welke opties mogelijk en geldig zijn voor die afspraak.

 

Met de optie 'Selectie' kan u alle afspraken in de lijst aan of uitvinken

 

Met de 'Filter' optie kan u de lijst filteren op een bepaald verzendtype en/of arts, enkel de afspraken in de uitgevoerde filter worden verwerkt.

 

Met de 'Lijst' optie kan u ook nog een afdruk maken van de lijst.

Bij het uitvoeren van de verwerking, via de 'Verwerken' knop, krijgt u (zoals bij de recallverwerking), eerst een overzicht van de sjablonen die tijdens de verwerking gebruikt zullen worden.

Op dit overzicht ziet u tevens ook hoeveel sms krediet er nodig is voor de verwerking en hoeveel het sms saldo bedraagt.

 

Indien er afspraken met verzendtype 'via brief' in de lijst voorkomen, worden deze eerst verwerkt. U bevestigt dan vervolgens op welke printer deze brief afgedrukt moet worden.

 

Deze printer keuze wordt bewaard en terug voorgesteld bij een volgende verwerking.

 

Alle verwerkingen worden vervolgens zonder verdere onderbrekingen uitgevoerd.

 

Manueel verwerken

 

Door middel van rechtsklik op een afspraak kan de optie 'Nu een afspraakverwittiging sturen' gebruikt worden.

 

Er wordt automatisch een controle uitgevoerd op de mogelijke opties; Als er bvb geen geldig e-mail adres is ingevuld op de patiëntfiche is de e-mail optie niet beschikbaar.

Deze verwerking gebeurt niet zonder interactie, u zal hierbij dus telkens het e-mail, sms of het telefoon venster zien verschijnen waarbij u de tekst nog kan aanpassen indien nodig.

 

Indien u op deze manuele manier een afspraakverwittiging stuurt, wordt er een controle uitgevoerd op de openstaande afspraakverwittigingen voor die afspraak; Als u bvb. 4 dagen voor de afspraak een manuele verwittiging stuurt en er waren nog 2 niet verwerkte verwittigingen in de toekomst (bvb 3 en 1 dag(en) voor de afspraak) wordt het eerstvolgende (3 dagen) als verwerkt gemarkeerd.

 

Indien alle afspraakverwittigingen in de toekomst reeds verwerkt zijn, en er wordt alsnog manueel een verwittiging gestuurd, dan wordt dit bijgehouden voor deze afspraak in een aparte soort verwittiging.