L'écran communication

Envoi de lettres  

Vous pouvez envoyer une lettre en divers endroits dans DentAdmin. Par exemple, vous pouvez aller dans l'écran "Communication" qui se trouve dans la fiche du patient. Ensuite, vous avez le choix entre l'envoi dun e-mail, d'une lettre, d'un sms,... 

Dans la fiche de communication du patient, un pictogramme indique que la lettre est envoyée ou qu’un e-mail a été envoyé.

= N’a pas encore été envoyé ni imprimé
= Envoyé ou imprimé

 

 

Ci-dessus, la lettre supérieure n’a pas encore été imprimée.

Si vous ouvrez ou modifiez un item muni du symbole crayon, cet item sera écrasé au moment de la sauvegarde.

Une lettre imprimée ou un e-mail envoyé ne sera pas écrasé.

Lorsque vous allez dans le traitement de texte, vous avez à gauche le choix entre différents modèles.

Il s'agit de documents préétablis dans lesquels un certain nombre de paramètres sont complétés de manière standard en fonction du patient ou du praticien. La mise en page des modèles existants peut être adaptée à votre propre cabinet.

Vous pouvez créer vous-même autant de modèles que vous le souhaitez, à partir d'un modèle existant ou d'un document vierge.

= enregistrer comme nouveau modèle. Nommez votre modèle et confirmez.

= modifier la mise en page existante et écraser le modèle existant.

 

Pour rédiger une lettre, ouvrez un modèle ou commencez une nouvelle lettre. Tapez ensuite votre texte ou complétez le texte existant.

L'ajout de paramètres s'effectue par un double-clic dans la liste à la droite d'un paramètre.

Dans une lettre, un e-mail ou un sms vous avez 2 possibilités d’introduire des données de contacts:

• En utilisant l’onglet Contacts (sans paramètres)
• En utilisant les paramètres

  

Données de contacts dans une lettre/e-mail/sms en utilisant l’onglet Contacts

Lorsque vous créez une nouvelle lettre, un nouvel e-mail ou sms en utilisant l’éditeur de texte intégré, vous avez accès à l'onglet: Contacts (voir l’image ci-dessous). Dans le haut de l’écran Contacts vous pouvez choisir la liste dont vous souhaitez introduire les contacts:

• Liste ‘contacts patient’ (contacts liés). Ceux-ci sont uniquement disponibles pour toute communication d’un seul patient.
• Liste de ‘tous les contacts disponibles’ dans DentAdmin.

         

Double-cliquez sur la description souhaitée (ex: Nom et Prénom) pour les transférer dans votre document. Attention : ces valeurs seront transférées directement dans votre document (ce ne sont donc pas des paramètres) !

 

Données de contact dans une lettre/e-mail/sms en utilisant des paramètres

Sous ‘Patient’ vous trouvez ‘Contacts’. Tous les contacts liés à ce patient s'y trouvent sous forme de paramètre (voir image ci-dessous).

Vous trouvez ici tous les ‘spécialistes’, ‘mutualités’,’ labos’, ‘fournisseurs’, et ’autres contacts’… Double-cliquez sur le paramètre désiré pour l'introduire dans votre document.

Que faire si vous avez deux contacts ayant la même spécialité pour le même patient? Cette situation se produit si vous associez le médecin de famille actuel et un autre médecin de famille au même patient. Vous apercevez à gauche dans l’écran contacts une puce verte. Elle signifie que ce contact est repris dans la liste des paramètres. Vous constaterez qu'il n'y a qu'un seul contact d’une spécialité (en l'occurrence le médecin de famille) dont le nom est précédé d'une puce verte.

  

 

Et si vous décidez quand même d'introduire Gossart Jean dans votre liste de paramètres, cliquez sur ce contact puis sélectionnez Reprendre comme paramètre. Vous verrez que la puce verte a disparu devant le nom de Gilon Elise et apparaît à présent devant Gossart Jean.

 

Vous pouvez aussi indiquer qu'un contact est orienteur ou que vous avez personellement orienté le patient vers un spécialiste.

Pour ce faire, cliquez sur Orienté(e) vers/par.

Dès qu'ils sont repris comme contacts, les orienteurs s'afficheront aussi directement dans le coin supérieur droit de la fiche du patient.

 Ensuite vous pouvez utiliser les contacts dans votre lettre, votre e-mail ou votre sms 

 

= aperçu avant impression. Tous les champs complétés sont affichés.
= imprimer lettre
= enregistrer dans la fiche du patient.

         

La lettre est enregistrée dans la fiche du patient et elle peut être consultée dans l'éditeur de texte. Un double-clic permet d'éditer la lettre, de la corriger et de l'imprimer à nouveau. 

 

= Créer un nouveau dossier
= Modifier le nom (du dossier ou du modèle)
= Supprimer le modèle ou le dossier
= Ouvrir le modèle (ou double-cliquer sur le modèle pour l'ouvrir)

Vous pouvez classer vos modèles en créant des nouveaux dossiers. Vous pouvez aussi les déplacer en les faisant glisser d'un dossier dans un autre.

 

Enregistrement de documents divers

Vous avez la possibilité d'importer des documents existants dans la fiche de communication.

Pour ce faire, ouvrez la fiche de communication du patient concerné. Localisez l'emplacement du document que vous désirez importer. Faites ensuite glisser le document vers l'icône de DentAdmin dans la barre d'outils. Ne lâchez pas la souris.

Une fois l'écran de communication ouvert, prolongez le glissement vers la fenêtre supérieure. Vous pouvez à présent déposer le document.

Pour l'ouvrir, il suffit de le double-cliquer.

Si vous souhaitez éditer le document, ouvrez-le à l'aide d'un double-clic et sélectionnez l'option Enregistrer. Enregistrez-le par exemple sur le Bureau. Modifiez le document, enregistrez-le et refaites-le glisser dans la fiche de communication.

Vous pouvez importer tout type de document par un glisser-déposer.

En plus du "glisser-déposer" de documents (e-mails provenant d'Outlook, pdf, scans,...), vous avez également la possibilité d'en importer.

Allez dans la fiche de communication du patient et cliquez sur la petite icône verte PLUS.

Ouvrez le dossier et sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez importer. Cliquez ensuite sur Ouvrir: les fichiers sélectionnés s'afficheront dans la fiche de communication du patient.

 

Envoi d’e-mails

Envoi d'un nouvel e-mail: à gauche vous avez le choix entre plusieurs modèles. Procédez de la même façon et avec les mêmes options que pour l'envoi d'une lettre.

 

= envoi de l'e-mail (sera enregistré dans la fiche de communication du patient comme e-mail envoyé).

Les e-mails entrants peuvent être directement glissés-déposés dans l'aperçu des communications à partir d'Outlook. Cette opération n'est pas possible à partir d'Outlook Express. 

Si vous envoyez un e-mail à un praticien orienteur ou vers qui un patient a été orienté, par exemple, vous pouvez y joindre non seulement des images/documents stockés dans un dossier dans votre ordinateur, mais aussi des fichiers qui se trouvent dans la fiche du patient (Imagerie).

 

Envoi de SMS 

L'envoi de SMS peut s'avérer intéressant pour rappeler un rendez-vous à un ou plusieurs patients ou leur envoyer un rappel. Il peut également être utilisé pour annuler un rendez-vous en cas d'empêchement du dentiste.

Vous ne pouvez bien entendu envoyer de SMS qu'à des patients dont le numéro de GSM a été complété dans la fiche.

Un SMS coûte le quart du prix d'un timbre et est envoyé par Internet. L'expéditeur du SMS est à déterminer au choix (par ex. le numéro de votre cabinet).

Vous n'avez vous-même pas besoin de GSM pour envoyer des SMS.

Pour ouvrir un compte SMS, créez-le sur le site sms4less (http://www.sms4less.be).

Le nom d'utilisateur et le mot de passe pour accéder au compte sms4less peuvent être complétés à partir de l'écran de configuration du praticien.

L'envoi d'un SMS peut s'effectuer au départ de la fiche de communication, de l'agenda ou de l'écran de rappel.

Les paramètres visibles diffèrent selon l'endroit où se trouve l'SMS à envoyer.
Dans l'agenda:  paramètre Date et heure.
Dans l'écran de rappel: paramètre Date de rappel.

  

Vous pouvez utiliser un message standard ou saisir un nouveau texte. Les nouveaux textes peuvent être enregistrés comme modèle à l'aide du bouton  . Saisissez un texte de 160 caractères maximum et cliquez sur Envoyer.