L’agenda en ligne de DentAdmin est enfin arrivé : CLICKDOC !

Vous aurez reçu un nom d’utilisateur, par lequel vous pourrez vous connecter à https://clickdocdentist.be/ et vous rediriger vers votre agenda en ligne personnel.

Le moyen le plus simple de s'assurer que tout se passe correctement est d'utiliser l'assistant de démarrage, qui vous guidera à travers toutes les étapes. Assurez-vous de lire l'article qui le parcoure.

Afin de vous préparer, vous pouvez également regarder la vidéo ci-dessous, sur la création et la configuration de CLICKDOC dès le début :

Création d’étiquettes

Tout commence ici. Vous pouvez créer vous-même des étiquettes supplémentaires pour les rendez-vous en ligne. Sachez que vos étiquettes de rendez-vous de l’agenda DentAdmin sont déjà synchronisées de toute façon. Vous n'avez pas besoin de les créer à nouveau.

1. Vous pouvez créer des étiquettes en naviguant vers Étiquettes dans la colonne de gauche.
   
   
   
2. Vous créerez une nouvelle étiquette en cliquant sur Ajouter une étiquette, en sélectionnant un nom et une couleur.
   

Saisie d’heures de travail

Dans cette fenêtre, vous indiquez par Agenda DentAdmin les heures de travail du dentiste qui est alors disponible pour cet agenda.

1. Naviguons vers Agendas :
   
   
   
2. Vous trouverez un aperçu de tous les agendas/fauteuils actifs dans DentAdmin. Cliquez sur l’icône de crayon de l’agenda/du fauteuil dont vous voulez saisir les heures de travail :
   
   
   
3. Vous pouvez maintenant sélectionner des heures en les déplaçant et en indiquant quel dentiste travaille en ce moment sur ce fauteuil/dans cet agenda :
   
   
   
4. N’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer!

Création de types de rendez-vous

Maintenant, vous devez créer des types de rendez-vous. Vous devez le comprendre comme les types de rendez-vous qui peuvent être créés, et en quelque sort comme catégorie principale.   Pas encore de détails, simplement une catégorie supérieure.  

1. Naviguez vers Types de rendez-vous:
   
   
   Et cliquez sur Ajouter un type de rendez-vous :
   Dans la fenêtre suivante, vous devez saisir beaucoup de données :
   

• • Selectionner un rendez-vous : Ici, vous devriez sélectionner presque toujours Normal appointment  
  • Nom : Sélectionnez ici le nom du type de rendez-vous.

• Minutes par type de rendez-vous : vous décidez ici combien de minutes le type de rendez-vous le moins long doit avoir.  

• • Public : si ce type de rendez-vous doit être visible pour les utilisateurs en dehors du cabinet. Si vous voulez que vos patients puissent réserver via un lien eux-mêmes, ils pourront voir que les types publics.
  • Étiquette : permet d’attribuer une couleur d’étiquette à ce type de rendez-vous.
  • Maximum de rendez-vous : le nombre de types de rendez-vous qui peuvent être réservés à la fois
  • Peut être réservé jusqu’à X temps à l’avance : jusqu’à combien de minutes à l’avance un patient peut-il encore réserver un rendez-vous ? De cette façon, vous pouvez contrôler jusqu’à combien de temps à l’avance des modifications peuvent être apportées en ligne. Ainsi, vous ne serez pas surpris par une annulation en ligne 30 minutes avant que le rendez-vous commence.
  • Peut être réservé jusqu’à X jours en avant : combien de jours en avant, dans le futur, des rendez-vous peuvent-ils être réservés ? Combien de jours, dans le futur, voulez-vous afficher vos disponibilités ?  
  • Texte patient : une description pour le patient

Cliquez éventuellement sur Enregistrer pour le sauvegarder.

Maintenant, vous pouvez éventuellement créer des sous-types en appuyant sur le bouton Sous-types des rendez-vous. Ici également, cliquez sur le bouton jaune Ajouter un sous-type pour en créer un nouveau. Vous pouvez voir les sous-types comme une subdivision de vos types principaux. Par ces sous-types, vous permettez au patient de choisir parmi différents types de rendez-vous, par exemple Examen buccal annuel 18+ ou18-.

• • Nom : nom du sous-type
  • Type de rendez-vous : de quel sous-type relève-t-il ?
  • Longueur (en minutes) : Quelle est la durée de ce sous-type ?
  • En attente : si un patient enregistre ce type de rendez-vous, doit-il encore être approuvé par le dentiste ?
  • Étiquette : permet d’attribuer une couleur d’étiquette à ce type de rendez-vous.
  • Texte patient : une description pour le patient.  

Création de l’horaire

Maintenant que les types de rendez-vous et sous-types sont disponibles, vous pouvez planifier quand quel type de rendez-vous peut être réservé.

1. À cette fin, vous créez un horaire via le bouton Gestion des disponibilités.
   

Ici, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton jaune Ajouter un calendrier pour créer un nouvel horaire, ou sur le crayon sous un horaire existant pour le modifier.

Ici, vous devez également saisir quelques données :

1. 1. Sélection de disponibilité : ici, vous pouvez seulement indiquer hebdomadaire.
   2. Nom : entrez un nom clair
   3. Description : entrez éventuellement une description.
   4. Nombre de semaines : il s’agit d’un schéma répétitif, par exemple une répétition chaque semaine, ou chaque 2 semaines.
   5. Période : depuis quand jusqu’à quand ce schéma est-il valable ? Attention : cela doit toujours être du lundi jusqu’au dimanche.
   6. Après, cliquez sur Enregistrer et créez des créneaux pour configurer les blocs de temps.

Dans la fenêtre suivante, vous devez d’abord sélectionner les heures et indiquer après le type de rendez-vous principaux pouvant être réservés pendant ces heures.

Après l’indication du type de rendez-vous, un numéro se trouvera à côté de chaque bloc, par défaut c’est 1.
Qu’est-ce que cela signifie ?

Si un patient réserve en ligne via un lien intelligent, il verra, par jour, d’abord tous les rendez-vous indiqués par 1. Ce n’est que si tous ces rendez-vous sont pris, que les blocs avec 2 seront affichés pour cette journée. Vous pouvez utiliser ce système pour remplir votre agenda le plus efficacement possible.

Dans l’exemple ci-dessus, vous voyez que chaque fois, cela remonte vers le milieu, pour retourner vers 1. Cela permet aux patients que par exemple le lundi, ils ont d’abord le choix parmi un rendez-vous à 9 heures ou à 10 heures 45. Ce n’est que si les deux blocs sont remplis, que les rendez-vous à 9 h 15 et 10 h 30 sont disponibles à nouveau. De cette façon, vous proposez des options au patient, mais vous garantissez que tous les rendez-vous ne puissent être enregistrés qu’après ou avant un rendez-vous existant.

Création d’un lien intelligent

Un lien intelligent est un lien qui peut être envoyé par exemple dans les courriels de rappel. Ce lien permet aux patients de réserver eux-mêmes leur rendez-vous en ligne. Vous pouvez également en faire un widget pour l’implémenter sur le site.

Naviguez vers le bouton Liens intelligents.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Nouveau lien intelligent pour créer un nouveau lien. Le bouton Chargement CSS permet de créer le lien intelligent dans le même style que le reste du site du dentiste. Le crayon permet de modifier un lien intelligent.

La fenêtre suivante apparaît :

1. Titre : entrez ici le nom de votre lien. Ce nom est uniquement visible pour les dentistes, non pour les patients.
2. Types de lien : vous avez plusieurs choix ici :
   
   
   1. 1. Affichage individuel - Agenda : cela rendra seulement les rendez-vous du type principal de ce dentiste disponibles. Le patient ne peut pas choisir lui-même pour quel rendez-vous il veut réserver. Vous pouvez alors sélectionner le type du rendez-vous dans le menu déroulant en bas :
         
      2. Affichage individuel - Types de rendez-vous : cela permet d’indiquer les sous-types de ce dentiste, permettant au patient de devoir choisir parmi ces sous-types :
         
      3. Affichage groupe – Agenda : cela permet de sélectionner les types principaux de plusieurs dentistes appartenant au même groupe. Vous pouvez sélectionner les dentistes, de même que les types principaux. Le patient ne pourra sélectionner qu’un type principal et le dentiste :
         
      4. Affichage groupe – Types de rendez-vous : cela permet d’indiquer les sous-types de tous les dentistes appartenant au même groupe, obligeant le patient à choisir parmi ces sous-types et le dentiste :
         
3. Sélectionnez les types et sous-types corrects.
4. Texte pour les patients : dans ce champ, vous pouvez entrer une description de ce lien intelligent, le patient voit cette description après en haut de la fenêtre s’il clique sur la note :
   
5. Cliquez sur Enregistrer et vous pouvez maintenant utiliser ce lien sur votre site ou dans les courriels de rappel.