De online agenda van DentAdmin is er: CLICKDOC!

U zult een login gekregen hebben, daarmee kunt u inloggen op https://clickdocdentist.be/ en komt u terecht in uw eigenste online agenda.

De makkelijkste manier om te zorgen dat u zeker niks vergaat is door de start wizard te gebruiken, deze loodst u door alle stappen. Lees zeker het artikel eens die deze doorloopt.

U kunt ter voorbereiding ook steeds de onderstaande video bekijken die CLICKDOC aanmaakt en instelt vanaf 0:

Labels aanmaken

Hier begint het allemaal mee, u kunt zelf extra labels aanmaken voor online afspraken. Weet dat uw afspraak labels uit de agenda van DentAdmin sowieso al gesynchroniseerd worden, deze moet u niet meer opnieuw aanmaken.

1. U kunt labels aanmaken door te navigeren naar Labels in de linkerkolom.
   
   
   
2. Een nieuw label maak je door te klikken op Add label en dan moet je de naam ervan kiezen en het kleur.
   
   
   

Werkuren ingeven

In dit scherm duidt u per DentAdmin agenda de werkuren aan van de tandarts die dan beschikbaar is voor die agenda.

1. Hiervoor navigeren we naar Agendabeheer:
   
2. U krijgt hier een overzicht van alle agenda's/stoelen die in DentAdmin actief zijn. Klik op het potlood icoontje voor de agenda/stoel waarvan u de werkuren wilt ingeven:
   
3. Nu kunt u uren selecteren door te slepen en erna aan te duiden welke tandarts er aan het werk is op dat moment op die stoel/agenda:
   
4. Vergeet zeker niet op Opslaan te drukken!

Afspraaktypes aanmaken

Nu moeten er types afspraken gemaakt worden, dit moet je zien als welke soort afspraken mogen er gemaakt worden, als hoofdcategorie eigenlijk. Nog geen details, gewoon een overliggende categorie.

1. U doet dit door te navigeren naar Hoofdtypes beheren.
   
   En dan te klikken op afspraaktype toevoegen:
   
   In het volgende scherm moet er heel wat data ingevuld worden:
   
   
   
   
   • Select visit: Hier ga je bijna altijd voor Normal appointment moeten kiezen
   • Naam: Kies hier de naam van het afspraaktype.
     
     Tip van Sébastien: Als er meerdere soorten afspraken op hetzelfde moment moeten geboekt worden (bvb Jaarlijkse controle, nieuwe patiënt, standaard behandeling, ...) maak dan 1 hoofdcategorie afspraken en gebruik subtypes om te specifiëren.
   • Minuten per afspraaktype: Hiermee beslis je hoeveel minuten het kleinste afspraaktype moet zijn.
     
     Tip van Sébastien: Ook hier weer, als er meerdere soorten afspraken zijn met verschillende tijdsduur (bvb 20 minuten voor controle, 30 voor vulling, 40 voor nieuwe patiënt) dan neem je best de grootst gemene deler hiervan, in dit geval 10 minuten. Zo gaat de agenda zo optimaal mogelijk opgevuld worden.
   • Publiek: Of dit afspraaktype zichtbaar moet zijn voor gebruikers buiten de praktijk. Als je wilt dat je patiënten via een link zelf kunnen boeken, gaan ze enkel de publieke types kunnen zien.
   • Label: Hiermee wijs je een labelkleur toe aan dit type afspraken
   • Max afspraak: Hoeveel van deze afspraaktypes er tegelijk mogen geboekt worden.
   • Kan geboekt worden tot X tijd op voorhand: Tot hoeveel minuten op voorhand mag een patiënt nog een afspraak maken? Hiermee kan je onder controle houden tot hoe lang op voorhand er nog online wijzigingen aangebracht kunnen worden. Zo wordt je bijvoorbeeld niet verrast door een online afzegging 30 minuten voor de afspraak begint.
   • Kan geboekt worden tot X dagen vooruit: Hoeveel dagen vooruit in de toekomst mogen er afspraken geboekt worden? Tot hoe ver in de toekomst zet je uw beschikbaarheid zichtbaar?
   • Patient tekst: Een omschrijving voor de patiënt.
     
     
2. Klik dan op opslaan om dit op te slaan.
3. Nu kan je eventueel subtypes maken door te drukken op de knop subtypes beheer. Ook hier weer klik je op de gele knop subtype toevoegen om een nieuwe aan te maken. Subtypes kunt u zien als een onderverdeling van uw hoofdtypes. Met deze subtypes kunt u de patiënt laten kiezen uit verschillende soorten afspraken, bijvoorbeeld: Jaarlijks mondonderzoek 18+ of 18-.
   
   
   
   
   • Naam: Naam van het subtype
   • Afspraaktype: Onder welk afspraaktype valt dit?
   • Lengte (in minuten): Hoe lang moet dit subtype duren?
   • In afwachting: Als een patiënt dit type afspraak boekt, moet dit nog goedgekeurd worden door de tandarts?
   • Label: Hiermee wijs je een labelkleur toe aan dit type afspraken.
   • Patient tekst: Een omschrijving voor de patiënt.

Schema opstellen

Nu we de afspraaktypes en subtypes hebben, kunnen we inplannen wanneer welke soort afspraken geboekt mogen worden.

1. Hiervoor stellen we een schema op via de knop Beschikbaarheids beheer.
   
   Hier kunt u nu klikken op de gele knop Voeg beschikbaarheid toe om een nieuw schema aan te maken, of op het potloodje bij een bestaand schema om het aan te passen.
   
   
   
2. Hier moet je ook weer vanalles invullen:
   
   1. Select beschikbaarheid: je kan hier enkel wekelijks aanduiden
   2. Naam: geef het een duidelijke naam
   3. Omschrijving: eventueel een omschrijving
   4. Aantal weken: dit is het herhalingspatroon, moet dit elke 1 week herhalen, of elke 2 weken bijvoorbeeld.
   5. Periode: van wanneer tot wanneer is dit schema geldig? Let op: Dit moet steeds van maandag tot zondag zijn.
   6. Erna kan je klikken op Opslaan en tijdslots aanmaken om de tijdsblokken in te stellen.
3. In het volgende scherm moet je eerst de uren kiezen en dan zeggen welk hoofdtype afspraken er tijdens die uren geboekt kunnen worden.
   
   
   
4. Na het aanduiden van het type afspraken, zal er voor elke blok een nummer staan, standaard is dit 1.
   Wat wil dit nu zeggen?
   Als een patiënt online via een smart link boekt, dan gaat die dag per dag eerst alle afspraken zien waar een 1 bij staat. Pas als al die afspraken bezet zijn, komen de blokken met 2 voor die dag tevoorschijn. Je kunt dit systeem gebruiken om ervoor te zorgen dat uw agenda zo efficiënt mogelijk opgevuld wordt.
   In het voorbeeld hierboven zie je dat het telkens oploopt naar het midden, en dan terug naar 1. Dit zorgt ervoor dat patiënten op maandag bijvoorbeeld eerst de keuze hebben tussen een afspraak om 9u of om 10u45. Pas als deze beide zijn ingevuld, komen 09u15 en 10u30 beschikbaar. Zo geef je de patiënt wel opties, maar zorg je ervoor dat alle afspraken enkel na of voor een reeds bestaande afspraak kunnen geboekt worden.

Smart link opstellen

Een smart link is een link die bijvoorbeeld in de recallmails mee verstuurd kan worden. Met deze link kunnen patiënten zelf hun afspraak online maken. Je kan er ook een widget van maken om te implementeren op de site.

1. Navigeer naar de knop Smart Links
   
2. Je kan klikken op de knop Nieuwe smart link om een nieuwe link te maken. De knop Upload CSS is om de smart link in dezelfde stijl te maken als de rest van de site van de tandarts. Met het potloodje kan je een bestaande smart link aanpassen.
   
3. Je krijgt dan het volgende scherm te zien:
   
   1. Titel: Vul hier de naam van je link in. Deze naam is enkel zichtbaar voor tandartsen, niet voor de patiënten.
   2. Link types: Hier heb je meerdere keuzes:
      
      
      • Individuele view - Kalendar: Dat gaat enkel maar het hoofdtype afspraken van die tandarts als beschikbaar geven. Patiënt zelf kan niet kiezen voor welke soort afspraak hij/zij komt. Welk type kan je dan kiezen in het keuzemenu eronder:
        
      • Individuele view - Afspraaktypes: Dit gaat u toelaten om subtypes van die tandarts aan te duiden, waardoor de patiënt een keuze moet maken uit deze subtypes:
        
      • Individuele view - Kalendar: Dit gaat de hoofdtypes selecteren van meerdere tandartsen die in dezelfde groep zitten. Je kan de tandartsen selecteren, alsook de hoofdtypes. Patiënt gaat enkel hoofdtype kunnen kiezen en bij welke tandarts:
        
      • Groep view - Afspraaktypes: Dit gaat u toelaten om subtypes van alle tandarts aan te duiden die in dezelfde groep zitten, waardoor de patiënt een keuze moet maken uit deze subtypes en bij welke tandarts:
        
4. Kies de juiste types en subtypes
5. Tekst voor patiënten: In dit veld kan je een omschrijving van de smartlink typen, de patiënt ziet deze omschrijving dan bovenaan het scherm als hij op de notitie klikt:
   
6. Klik op opslaan en u kunt deze link nu gebruiken op uw site of in de recallmails.