Chercher du temps disponible dans l’agenda

DentAdmin a imaginé un système astucieux pour trouver rapidement du temps disponible dans votre agenda très rempli. Lorsqu’un patient vous téléphone pour un rendez-vous urgent (parce qu’il souffre d’une rage de dents p.ex.), le chercheur de disponibilités recherchera rapidement le premier quart d’heure (ou toute autre durée configurable) qui est encore disponible.

Peut-être souhaitez-vous aussi trouver un créneau libre pour un patient ne pouvant se libérer qu’un lundi après-midi ? Parfait, vous le trouverez également en un tournemain. Et que faire si la première disponibilité ne convient pas pour le patient? C’est très simple, tous les blocs horaires suivants qui sont encore disponibles s’affichent clairement dans le chercheur.

Toutes ces informations s’affichent dans un écran de recherche simple et clair, qui ne vous obligera pas à parcourir des dizaines de possibilités avant de trouver celle qui convient.

Par jour le chercheur de disponibilités présente les différents blocs horaires disponibles (les jours sans disponibilités n’apparaissent pas). Le créneau disponible (exprimé en minutes) est affiché dans le bloc. Vous voyez des blocs de différentes couleurs. Chaque couleur est liée à un praticien. Ex.: le jaune est lié au praticien PM (Pierre Molaire), le vert à CI (Catherine Incisive), etc. Ainsi, d’un seul coup d’œil vous voyez quel praticien dispose d’un créneau disponible.

Cliquez sur un bloc horaire pour vous déplacer vers l’endroit disponible dans l’agenda.

Conditions

Pour pouvoir utiliser le chercheur de disponibilités, il convient d’abord d’associer une couleur à chaque praticien et de configurer leurs disponibilités. Ainsi, le chercheur saura quand afficher une disponibilité.

Montrer/cacher le chercheur de disponibilités

Par défaut, le chercheur de disponibilités se trouve au-dessus de l’agenda. Si vous avez déjà configuré des disponibilités (voir Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.), le chercheur de disponibilités sera automatiquement visible dans l’écran de l’agenda. Si le chercheur de disponibilités ne s’affiche pas automatiquement, vous pourrez l’afficher via le bouton ci-dessous: 

Le menu déroulant (pointe de flèche à droite du bouton) vous permet de déterminer la position du chercheur: 

Lorsque le chercheur de disponibilités s’affiche, le bouton devient orange. Pour cacher le chercheur de disponibilités, cliquez à nouveau sur le bouton. Le bouton n’est plus orange.

Possibilités de recherche

Les possibilités de recherche se limitent à 4 champs configurables. Ceci vous permettra de trouver très rapidement une disponibilité dans votre agenda sans devoir parcourir des dizaines d’options. Ces 4 champs configurables vous offrent néanmoins toutes les possibilités pour arriver à un résultat de recherche correct dans toutes les situations. 

Rechercher une disponibilité pour un, plusieurs ou pour tous les praticiens

Lorsque plusieurs praticiens travaillent dans le cabinet, il n’est pas exclu qu’un patient donné consulte systématiquement le même praticien. Aussi avez-vous la possibilité d’indiquer pour quels praticiens il convient de rechercher une disponibilité. Pour ce faire, déroulez le menu de sélection des praticiens.

Cocher/décocher la case Tous les praticiens permet de cocher/décocher rapidement leurs cases individuelles. Par conséquent, pour effectuer une recherche sur 1 praticien, cochez la case Tous les praticiens puis la case du praticien recherché. À titre d’exemple, nous chercherons à présent tous les blocs horaires disponibles pour Catherine Incisive.

Si vous cliquez à présent sur la flèche de recherche verte, seuls les blocs horaires de CI s’afficheront (blocs verts):

Rechercher une disponibilité pour une durée

Par défaut, la recherche s’effectue sur des blocs horaires de 15 minutes. Dans certains cas, la durée devra être plus longue. À titre d’exemple, recherchons les blocs disponibles de 60 minutes au minimum. Réglez le champ à gauche sur 60 et cliquez sur la flèche verte.

Vous voyez que seuls des blocs de 60 minutes ou davantage s’affichent.

Rechercher une disponibilité pour un jour de la semaine

Le principe de la recherche de certains jours de la semaine est identique à la recherche de praticiens (voir ici). Vous disposerez d’une liste de tous les jours de la semaine que vous pourrez cocher/décocher rapidement. Cochez les jours recherchés et cliquez sur la flèche verte.

La ligne de scission

Dans le bloc de disponibilités, vous voyez que chaque jour est divisé en deux parties. Dans le cas ci-dessous, quatre blocs se trouvent au-dessus de cette ligne, et deux sous elle.

Si la scission a été réglée sur midi, cela signifie que quatre blocs disponibles se situent avant midi, et que deux autres blocs disponibles se situent après midi.

Cette option est très pratique lorsque le patient vous informe qu’il est uniquement disponible après 17h, p.ex. Pour rechercher un tel rendez-vous, scindez à 17h et cliquez sur recherche. 

Tous les blocs sous la ligne de scission se situent après 17h et permettent donc de fixer un rendez-vous. Appliquez la même méthode pour rechercher des blocs horaires avant une certaine heure. Dans ce cas vous verrez uniquement des blocs horaires se situant au-dessus de la ligne de scission.

Naviguer dans le chercheur de disponibilités

Dans l’exemple sous le point au-dessus, deux blocs horaires seulement entraient en ligne de compte pour un rendez-vous. Si aucun de ces rendez-vous ne convient pour le patient, poursuivez votre recherche en cliquant sur le bouton avec des flèches orientées vers la droite. Ceci vous permettra de continuer à naviguer dans le chercheur de disponibilités. Le bouton avec les flèches orientées vers la gauche vous permet de retourner (voir cadres rouges). 

Si vous souhaitez effectuer une recherche à partir d’une certaine date, cliquez sur le bouton affichant l’icone d’un calendrier (voir cadre vert ci-dessus). Un petit écran affichera un calendrier qui vous permettra de sélectionner une date.

Suggestions de blocs horaires

Lorsque vous faites glisser la souris au-dessus d’un bloc horaire, vous obtenez une suggestion concernant le début du bloc horaire.

Attention, s’il existe plusieurs blocs horaires d’une même durée (pour le même praticien!), le bloc horaire concerné n’est reproduit qu’une seule fois. Si vous faites glisser la souris au-dessus du bloc horaire, plusieurs heures de début s’affichent dans la suggestion.

Ajouter un rendez-vous dans un bloc horaire disponible

Ajouter un rendez-vous dans un bloc horaire disponible s’effectue très simplement. Cliquez sur le bloc horaire souhaité, et l’agenda se positionne immédiatement sur le jour correspondant au bloc horaire. Le temps disponible s’affiche et est sélectionné en bleu. Notez ensuite le rendez-vous dans votre agenda de la façon connue.

Attention: si plusieurs blocs horaires sont disponibles pour le même créneau horaire, l’agenda se positionne sur le premier bloc disponible pour ce créneau horaire.

Vous pouvez aussi cliquer sur la date au-dessus des blocs horaires pour vous positionner sur le début de la journée dans l’agenda.

Chercheur de disponibilités : configurer la ligne de scission et la durée

Dans les anciennes versions, la recherche standard du chercheur de disponibilités s’effectuait sur des blocs horaires de 15 minutes, et la ligne de scission (scinder à) était configurée à midi (12h00). 

À présent, vous avez la possibilité de modifier la durée et la ligne de scission standard. Allez dans le menu Paramètres -> Options ->  onglet Agenda.