Dans DentAdmin 8.9.0, nous avons ajouté la possibilité d'annuler les rendez-vous. Cela vous permet, en tant que dentiste, de savoir combien de rendez-vous sont annulés à temps et quels patients le font souvent.
Ci-dessous vous trouvez une vidéo et un article qui expliquent cette fonctionnalité.
Comment annuler un rendez-vous?
Si un patient ne se présente pas, vous pouvez faire un clic droit sur le rendez-vous-même et choisir de l'annuler.
DentAdmin vous donne alors la possibilité d'indiquer si le patient vous a averti ou non. Si le patient vous a averti à temps, DentAdmin indique automatiquement que le patient vous a averti à temps, mais vous pouvez toujours modifier cela manuellement.
Vous pouvez définir la période pendant laquelle une annulation est toujours considérée comme un avertissement en temps utile sous Paramètres ==> Options sous l'onglet Agenda. Par défaut, nous l'avons fixée à 24 heures, mais vous pouvez la modifier.
Ici, vous pouvez également décider si vous souhaitez qu'une ligne apparaisse dans l'historique des traitements lorsqu'un rendez-vous est annulé. Par défaut, cette option est cochée.
La remarque que vous notez en bas, peut également être sauvegardée pour une utilisation ultérieure en cliquant sur la disquette. Cela vous permettra de gagner du temps si vous constatez que la même raison est souvent utilisée pour annuler un rendez-vous.
Le motif de l'absence et le fait que le patient vous ait ou non prévenu à temps apparaîtront dans l'aperçu des traitements, si vous l'avez configuré. De cette façon, vous avez également une vue d'ensemble et vous pouvez voir si ce patient a déjà annulé plusieurs fois ou non.
Affichage de rendez-vous annulés
Comment voir dans l'agenda s'il y a des rendez-vous annulés? Par défaut, ceux-ci ne sont pas indiqués et vous verrez une place disponible dans l'agenda et dans l'outil de recherche de disponibilité. Si vous souhaitez afficher les rendez-vous annulés, utilisez le bouton Afficher les rendez-vous annulés.
Les rendez-vous annulés apparaîtront alors dans l'agenda sous forme de rendez-vous hachurés, montrant clairement quels rendez-vous sont encore actifs.
En outre, si vous cliquez dans la fiche du patient sur Agenda et Rendez-vous, vous pouvez voir les rendez-vous annulés en bas et tout à droite plus d'informations sur l'annulation.
Nous avons ajouté un rapport qui vous permet de visualiser toutes les annulations pour une période donnée. Vous disposez ainsi d'un aperçu complet de tous les rendez-vous annulés avec la raison de l'annulation, ce qui vous permet de mieux comprendre le comportement de vos patients en matière d'annulation. Vous trouverez ce rapport sous les rapports sous Agenda.
Modification, suppression ou annulation de rendez-vous annulés
Si un rendez-vous est annulé, vous pouvez encore le modifier. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous annulé et choisissez Modification de l'annulation dans le menu.
Vous serez réorienté vers la fenêtre d'annulation et vous pourrez modifier ce que vous voulez.
Dans le menu du clic droit de la souris, vous avez également la possibilité d'annuler l'annulation, ce qui fera réapparaître ce rendez-vous en tant que rendez-vous patient, ou de supprimer effectivement le rendez-vous annulé. Ainsi, le rendez-vous annulé disparaîtra complètement de l'agenda.
Si vous supprimez un rendez-vous annulé, il vous sera toujours demandé si vous souhaitez également supprimer la ligne dans l'historique des traitements.
Si vous cliquez sur Oui, la ligne contenant le rendez-vous annulé sera également supprimée dans l'historique du traitement et vous n'aurez plus de données de suivi sur cette annulation. Bien entendu, vous pouvez toujours cliquer sur Annuler si vous avez cliqué par erreur sur Annuler l'annulation.
Affichage lors de la création de nouveaux rendez-vous
Lorsque vous créez un nouveau rendez-vous pour un patient, vous trouverez désormais un cadre en bas avec les rendez-vous annulés précédents de ce patient ou de sa famille. Cela vous donne un aperçu instantané de l'historique des annulations de ce patient et de sa famille et vous permet de voir combien de fois ils ont annulé leurs rendez-vous, à temps ou non.
Envoi de courriels/SMS
Aucun courriel ou SMS rappel ne sera envoyé aux patients dont le rendez-vous a été annulé si vous décidez d'envoyer les courriels ou les SMS pour ce jour-là. Toutefois, vous pouvez envoyer manuellement un courriel ou un SMS aux patients dont le rendez-vous a été annulé en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous et en choisissant l'option Communication. Comme il s'agit d'un rendez-vous annulé, DentAdmin vous demandera toujours si vous êtes sûr.
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