Beschikbaarheidszoeker

Beschikbare tijd zoeken in de agenda

DentAdmin heeft een slim systeem bedacht om snel een vrij gaatje te zoeken in uw drukke agenda. Wanneer een patiënt u belt voor een dringende afspraak (bv: patiënt heeft pijn), toont de beschikbaarheidszoeker u snel het eerstvolgende vrije kwartier (of andere instelbare tijdsduur).  

Of u zoekt een vrije plaats voor uw patiënt die enkel op maandagnamiddag vrij is? Ook dit zoekt u in een handomdraai. Past uw eerstvolgende vrije plaats niet voor de patiënt? Geen probleem, alle volgende beschikbare tijdsblokken worden netjes weergegeven in de zoeker.

Dit alles in een eenvoudig zoekscherm waar u geen tientallen opties moet overlopen om tot een correcte zoekopdracht te komen.

De beschikbaarheidszoeker toont u per dag de verschillende vrije tijdsblokken (dagen waarop er geen beschikbaarheid meer is, worden niet getoond). In het blok staat de beschikbare tijdsduur (in minuten) vermeld. U ziet dat de blokken verschillende kleuren hebben. Elk kleur is gelinkt aan een verstrekker. Bv: geel is gelinkt aan verstrekker PM (Piet Molaar), groen is gelinkt aan CI (Catherina Incisiva), enz. Op die manier ziet u in één oogopslag voor welke verstrekker een vrije blok is.

Klik op een tijdsblok om naar de vrije plaats in de agenda te gaan.

Vereisten

Om gebruik te kunnen maken van de beschikbaarheidszoeker moet u eerst aan elke verstrekker een kleur koppelen en de beschikbaarheid van de verstrekkers configureren. Zo weet de zoeker op welke tijdstippen hij een vrije plaats mag weergeven. Meer info over het instellen van beschikbaarheid vindt u terug in het artikel Verstrekkerbeschikbaarheid.

De beschikbaarheidszoeker weergeven of verbergen.

De beschikbaarheidszoeker staat standaard boven uw agenda. Wanneer u al beschikbaarheid heeft ingesteld (zie punt vereisten), zal de beschikbaarheidszoeker automatisch zichtbaar zijn in het agendascherm. Als de beschikbaarheidszoeker niet automatisch zichtbaar is, kunt u deze weergeven via de volgende knop:

Via het openklap menu (pijltje rechts van de knop) kunt u de positie bepalen van de zoeker:

Als de beschikbaarheidszoeker zichtbaar is, wordt de knop oranje weergegeven. Om de beschikbaarheidszoeker te verbergen klikt u nogmaals op de knop. De knop is nu niet meer oranje.

Zoekmogelijkheden

De zoekmogelijkheden zijn beperkt op 4 instelbare velden. Zo kunt u zeer snel een vrij tijdstip zoeken in uw agenda zonder tientallen opties te moeten overlopen. Toch bieden deze 4 instelbare velden u alle mogelijkheden om in elke situatie tot een correct zoekresultaat te komen.

Beschikbaarheid zoeken voor één, meer of alle verstrekker

Wanneer er verschillende verstrekkers in de praktijk werken, kan het zijn dat een patiënt steeds bij een vaste verstrekker op consultatie komt. Daarom kunt u instellen voor welke vestrekkers beschikbaarheid gezocht moet worden. Klap hiervoor het verstrekker-keuzemenu open.

Door het vinkje Alle verstrekkers aan of af te vinken, kunt u snel alle verstrekkers aan of afvinken. Om op 1 verstrekker te zoeken, vinkt u dus het vinkje Alle Verstrekkers af en vinkt u vervolgens de gewenste verstrekker aan. Als voorbeeld zullen we alle beschikbare tijdsblokken zoeken van Catherina Incisiva.

Als u nu op het groene zoekpijltje klikt worden enkel haar tijdsblokken weergegeven (groene blokken):

Beschikbaarheid zoeken op tijdsduur

Standaard wordt op tijdsblokken van 15 minuten gezocht. In sommige gevallen is een langere tijdsduur nodig. Als voorbeeld zullen we de beschikbare blokken zoeken van minimum 60 minuten.

Zet de minuut-editor op 60 en klik op de groene pijl.

U ziet dat enkel blokken van 60 minuten of meer worden weergegeven.

Beschikbaarheid zoeken op dag

Het principe voor zoeken op bepaalde dagen is identiek aan zoeken op verstrekkers (zie hierboven Beschikbaarheid zoeken voor één, meer of alle verstrekkers). U beschikt over een keuzelijst van alle dagen van de week die u snel kan aan en afvinken. Vink de gewenste dagen aan en klik op de groene pijl.

De splitsingslijn

In de beschikbaarheid ziet u dat elke dag opgedeeld is in twee delen. In dit geval staan vier blokken boven de splitsingslijn en twee eronder.

Als de splitsing is ingesteld op 12:00u, betekent dit dat er in dit geval vier vrije blokken voor 12u vallen, twee vallen na 12 u.

Deze optie is zeer handig wanneer de patiënt u meldt dat hij/zij enkel beschikbaar is na bv 17u. Om een afspraak te zoeken stelt u de splitsing in op 17u en klikt op zoeken.

Alle blokken onder de lijn vallen na 17u en komen dus in aanmerking een afspraak te plannen. U gebruikt dezelfde methode om tijdsblokken te zoeken vóór een bepaald uur. Dan kijkt u enkel naar de tijdsblokken die boven de splitsingslijn liggen.

Navigeren in de beschikbaarheidszoeker

In het voorbeeld van het vorige puntje kwamen slechts 2 tijdsblokken in aanmerking voor een afspraak. Stel dat beide niet passen voor de patiënt kunt u verder gaan zoeken. Klik daarvoor op de knop met pijltjes naar rechts. Zo scrolt u als het ware verder in de beschikbaarheidszoeker. Met pijltjes naar links keert u terug. (Zie rode kaders)

Wenst u te zoeken vanaf een bepaalde datum, dan klikt u op knop met het kalender icoontje (zie groen kader op de afbeelding hierboven). Er komt een schermpje met een kalender tevoorschijn, waarin u een datum kunt selecteren.

Hints bij tijdsblokken

Wanneer u met de muis boven een tijdsblok gaat, krijgt u een hint met de begintijd van de tijdsblok.

Let erop dat wanneer er meer tijdsblokken zijn van dezelfde tijdsduur (voor dezelfde verstrekker!), dat deze tijdsblok slechts eenmaal wordt weergegeven. Als u met de muis boven het tijdsblok gaat krijgt u meerdere starttijden in de hint.

Een afspraak toevoegen in een vrije tijdsblok

Een afspraak toevoegen in een vrije tijdsblok is heel simpel. U klikt op de gewenste tijdsblok en onmiddellijk gaat de agenda naar de overeenkomstige dag van het tijdsblok. De beschikbare tijd wordt zichtbaar gemaakt en staat blauw geselecteerd. Vervolgens maakt u de afspraak in uw agenda op de gekende manier.

Let op: indien er meerdere tijdsblokken beschikbaar zijn van dezelfde tijdsduur, gaat de agenda naar de eerste vrije blok van die tijdsduur.

U kunt ook op de datum boven de tijdsblokken klikken om naar het begin van die dag te gaan in de agenda.

Standaard splitsuur en duur instellen

U kunt de standaard duur en splitsingslijn aanpassen. Ga hiervoor naar het menu Instellingen -> Opties ->  tab Agenda.