Afspraken annuleren/ No shows

In DentAdmin 8.9.0 hebben wij de mogelijk toegevoegd om afspraken te annuleren. Hiermee kunt u als tandarts bijhouden hoeveel afspraken op tijd afgezegd worden en welke patiënten dat vaak doen.

Hieronder vindt u zowel een video die alles demonstreert alsook een artikel met uitleg en afbeeldingen.

Hoe een afspraak annuleren?

Als een patiënt niet opdaagt, kunt u op de afspraak zelf rechtsklikken en dan kiezen om de afspraak te annuleren.

DentAdmin zal u dan de keuze geven om aan te duiden of de patiënt verwittigd heeft of niet. Als de patiënt tijdig verwittigd heeft, dan zal DentAdmin automatisch aanduiden dat de patiënt tijdig verwittigd heeft, maar u kunt dit altijd handmatig aanpassen. 

De periode waarin een annulatie nog geldt als zijne tijdig verwittigd, kunt u zelf instellen bij Instellingen ==> Opties  onder het tabblad Agenda. Standaard hebben wij dat op 24 uur gezet, maar u kunt dat aanpassen.
Hier kunt u ook beslissen of u wilt dat er een lijn in de behandelingshistoriek moet verschijnen als een afspraak geannuleerd wordt. Standaard staat die optie aangevinkt.

De opmerking die u onderaan noteert, kunt u ook opslaan voor later gebruik door te klikken op de diskette. Daarmee kunt u tijd uitsparen als u merkt dat er vaak dezelfde reden gebruikt wordt om een afspraak te annuleren.

De reden van afwezigheid en of de patiënt op tijd verwittigd heeft of niet, zullen verschijnen in het overzicht met behandelingen, als u dat ingesteld hebt. Zo hebt u daar ook een overzicht heeft en kunt u zien of die patiënt al vaak afgezegd heeft of niet.

Geannuleerde afspraken weergeven

Hoe kunt u nu zien in de agenda of er geannuleerde afspraken zijn? Standaard staan die niet aangeduid en zult u gewoon een vrije plaats zien in de agenda en in de beschikbaarheidszoeker. Als u de geannuleerde afspraken wilt weergeven, gebruikt u de knop Geannuleerde afspraken tonen.

Hierdoor zullen de geannuleerde afspraken in de agenda getoond worden als gearceerde afspraken, dat toont duidelijk welke afspraken nog actief zijn.

Ook als u in de patiëntenfiche klikt op Agenda en Afspraken, kunt u de geannuleerde afspraken zien onderaan en helemaal rechts meer informatie over annulatie.

We hebben een rapport toegevoegd waarmee u voor een bepaalde periode alle annulaties kunt bekijken. Zo hebt u een totaaloverzicht van alle geannuleerde afspraken met de reden van annulatie, zodat u inzichten kunt verwerven over het annulatiegedrag van uw patiënten. Dat rapport vindt u bij de rapporten onder Agenda.

Geannuleerde afspraken wijzigen, verwijderen of annuleren

Als een afspraak geannuleerd is, kunt u er nog steeds wijzigingen in aanbrengen. Dat doet u door op de geannuleerde afspraak te rechterklikken en in het menu te kiezen voor Annulatie aanpassen.

Zo komt u opnieuw terecht in het annulatiescherm en kunt u veranderen wat u wilt.

In het rechtermuisklikmenu hebt u ook de mogelijkheid om de annulatie ongedaan te maken, waardoor die afspraak terug zal verschijnen als een patiëntenafspraak, of om de geannuleerde afspraak effectief te verwijderen. Hierdoor zal de geannuleerde afspraak volledig verdwijnen uit de agenda. 
Als u een geannuleerde afspraak zou verwijderen, zal u altijd gevraagd worden of u de lijn in de behandelingshistoriek ook wilt verwijderen. 

Als u hier op Ja klikt, dan zal in de behandelingshistoriek de lijn met de geannuleerde afspraak ook verwijderd worden en hebt u geen bijgehouden data meer over die annulatie. U kunt hier natuurlijk steeds op Annuleren drukken als u per ongeluk op Annulatie ongedaan maken zou geklikt hebben.

Weergave bij maken nieuwe afspraken

Als u een nieuwe afspraak maakt voor een patiënt, dan zult u nu onderaan een kader vinden met daarin de vorige geannuleerde afspraken van de patiënt of hun familie. Zo hebt u onmiddellijk een overzicht in de annulatie historiek van die patiënt en hun familie en kunt u zien hoeveel keer zij al hun afspraken afgezegd hebben, al dan niet op tijd.

Versturen van mails/sms'en

Er zal geen herinneringsmail of sms gestuurd worden naar patiënten met een geannuleerde afspraak, als u beslist om de mails of sms'en voor die dag te versturen. U kunt wel handmatig een mail of sms versturen naar patiënten met geannuleerde afspraken door te rechtermuisklikken op de afspraak en daar te kiezen voor Communicatie. Omdat het hier over een geannuleerde afspraak gaat, zal DentAdmin u altijd vragen of u zeker bent.