Elektronische derde betaler (eFact)

Deze functionaliteit zal ervoor zorgen dat u sneller en correcter uitbetaald zal worden voor uw patiënten met regeling derde betaler. 
Elke patiënt die in derde betaler wil afgerekend worden, zal elektronisch bevestigd worden bij de mutualiteiten en maximaal 2 weken later zal u al uitbetaald worden. Uit ervaring hebben wij al gemerkt dat de meeste betalingen van de mutualiteit gebeuren binnen de 5 werkdagen.

LET OP!

Indien u in meerdere praktijken werkt met DentAdmin en de regeling derde betaler, dan moet u het verzendingsnummer verhogen per praktijk waar u werkt. 
Bijvoorbeeld: u werkt in praktijk A, daar verandert er niks voor u.
In de andere praktijk waar u werkt, moet u de offset van het zendingsnummer veranderen (bvb met 500), zodat er geen overlapping qua nummers mogelijk is.

U vindt deze instelling bij Instellingen → Verstrekker en daar in het tabblad Getuigschrift. 

Hoe gebruikt u nu het systeem van elektronische derde betaler?

1. Standaard staat deze functionaliteit aan. U vindt dit in het menu Instellingen → Verstrekker en daar in het tabblad Getuigschrift. 
   
   
   
   Opgelet! Deze instelling kan per tandarts aangepast worden.
   
   Als deze instelling aangevinkt staat, kan u elektronisch uw derde betaler getuigschriften doorsturen naar de mutualiteiten.
   
   
2. U voert u behandelingen in zoals u normaal doet en erna klikt u zoals gewoonlijk op de knop behandelingen attesteren.
   
   
   
   
3. In het afrekenscherm zorgt u ervoor dat bovenaan RDB (Indien mogelijk) aangevinkt staat.
   
   
   
   
4. U zal nu zien dat er in plaats van een gewoon getuigschriftnummer, er een eGetuigschriftnummer aangemaakt wordt. Deze nummering staat los van uw getuigschriftenboekje en kan u zelf nummeren zoals u wilt.
   
   
   
   
5. U drukt op de knop Betaling om de betaling te registreren en op dat moment gaat het eGetuigschrift ook aangemaakt worden. Er wordt nu een bewijsstuk afgedrukt voor de patiënt en automatisch opgeslagen in de patiëntenfiche. Dit bewijsstuk vervangt zowel het getuigschrift, als het bewijsstuk RDB, als het bewijsstuk voor gelijktijdig afrekenen van Riziv nomenclatuur en niet-terugbetaalbare behandelingen. Er wordt geen getuigschrift meer afgedrukt.
   Dit alles in het kader van administratieve vereenvoudiging.
   
   
6. Zoals vroeger moet u nog altijd handmatig de verzamelstaten doorsturen. U kan dit doen door naar het financiële scherm te gaan in DentAdmin en daar de knop derde betaler aan te vinken. 
   Opgelet! U kan maximaal 1 keer per dag, per verstrekker en per mutualiteit sturen. Elke verzending betekent 1 betaling.
   Eenmaal in dit scherm kan u ervoor kiezen om de te eGetuigschriften te verzenden naar de mutualiteiten. Klik hiervoor bovenaan op de knop 'Verzenden'.
   
   
   
   U kan er ook voor kiezen om enkel voor bepaalde mutualiteiten te verzenden, de andere blijven dan open staan om de volgende keer te versturen.
   
   
   
   
   
7. Als die verstuurd zijn, gaat u binnen 24 uur antwoord krijgen van de mutualiteit dat de aanvraag in verwerking is. U kan de status van uw aanvragen bekijken in het scherm eFact - Verzonden. 
   
   
   Een zending kan 5 statussen hebben:
   - In afwachting: dit wil zeggen dat de mutualiteit het bericht nog niet ontvangen heeft
   - Bezig: De mutualiteit heeft uw bericht ontvangen en is het aan het verwerken
   - Aanvaard: De aanvraag tot derde betaler is gelukt en u zal uitbetaald worden. Dit antwoord kan afhankelijk van de mutualiteit 24 uur tot enkele dagen duren.
   - Verworpen: De aanvraag tot derde betaler is verworpen. U kan direct zien wat de reden ervoor is, en bovenaan in het selectiescherm zal u een wizard vinden die u helpt om op te lossen wat er is mis gelopen.
   - Geweigerd: Dit wil zeggen dat er iets mis is gelopen bij de verzending zelf (mis INSZ-nummer patiënt, mis rekeningnummer tandarts, enz...) DentAdmin gaat hier zelf een controle op uitvoeren en deze melding zou u weinig mogen zien.
   
   U kan zelf ook bepaalde aanvragen markeren als zijnde nog op te volgen, zodat u kan zien welke nog verder op te volgen zijn. Dit kan u doen met de knop bovenaan "Markeren voor opvolgen".
   
   
   
   
8. Indien u een paar dagen later de betaling ontvangen heeft, kan u deze linken aan de verzonden verzamelstaat. U gaat een overzicht krijgen van alle getuigschriften en daaraan kan u een betaaldatum linken. U moet deze niet elke keer invullen, u kan die in de eerste lijn invullen en dan op de knop Actieve cel kopiëren klikken. Nu kan u gewoon klikken op de andere lijnen en wordt die datum ingevuld.