De hoofdtypes: de basisblokken waarmee u uw agenda organiseert voor uw patiënten, de bouwstenen waarmee u uw beschikbare uren online plant. Zij bepalen wat er wanneer geboekt kan worden en in welke volgorde.
Heel belangrijk dus om deze goed in te stellen!

Wat zijn hoofdtypes?

Hoe u de hoofdtypes best ziet is effectief als de verschillende blokken die u aan uw patiënten wilt beschikbaar maken.

In het voorbeeld hieronder bijvoorbeeld ziet dat we maandag en woensdag onderverdeeld hebben in de 3 hoofdtypes: Preventie (Geel), Vulling (Rood) en Urgentie (Groen)

Dit wilt zeggen dat maandag en dinsdag tussen 9 en 10 uur een patiënt online enkel maar gaat kunnen boeken wat u onder het Hoofdtype Preventie ingesteld hebt als opties (die komen later nog aan bod bij subtypes). Idem voor Vullingen tussen 10 en 11u30 enzovoorts.

Dit wil zeggen dat patiënten die online boeken, tussen 10 en 11u30 geen preventies zullen kunnen boeken, maar enkel maar wat er onder het hoofdtype Vullingen is ingesteld. 
Elk blokje van hoofdtype kan ook een andere tijdsduur hebben zoals u ziet: Preventieblokken zijn 15 minuten, Vullingblokken zijn 45 minuten en Urgenties ook 45 minuten.

Hoe maakt u deze nu aan?

Hoofdtypes aanmaken

Met de knop Afspraaktypes toevoegen, kunt u nieuwe afspraaktypes aanmaken.

In het volgende scherm hebt u veel in te vullen en in te stellen, maar hieronder volgt de uitleg van alle velden:

• Selecteer visite: Hier ga je bijna altijd voor Normal appointment moeten kiezen
• Naam: Kies hier de naam van het afspraaktype.

Tip van Sébastien: Als er meerdere soorten afspraken op hetzelfde moment moeten geboekt worden (bvb Jaarlijkse controle, nieuwe patiënt, standaard behandeling, ...) maak dan 1 hoofdcategorie afspraken en gebruik subtypes om te specifiëren.

• Minuten per afspraaktype: Hiermee beslis je hoeveel minuten het kleinste afspraaktype moet zijn.

Tip van Sébastien: Ook hier weer, als er meerdere soorten afspraken zijn met verschillende tijdsduur (bvb 20 minuten voor controle, 30 voor vulling, 40 voor nieuwe patiënt) dan neem je best de grootst gemene deler hiervan, in dit geval 10 minuten. Zo gaat de agenda zo optimaal mogelijk opgevuld worden.

• Publiek: Of dit afspraaktype zichtbaar moet zijn voor gebruikers buiten de praktijk. Als je wilt dat je patiënten via een link zelf kunnen boeken, gaan ze enkel de publieke types kunnen zien.
• Label: Hiermee wijs je een labelkleur toe aan dit type afspraken
• Max afspraak: Hoeveel van deze afspraaktypes er tegelijk mogen geboekt worden.
• Kan geboekt worden tot X tijd op voorhand: Tot hoeveel minuten/uren/dagen/weken/maanden op voorhand mag een patiënt nog een afspraak maken? Hiermee kan je onder controle houden tot hoe lang op voorhand er nog online wijzigingen aangebracht kunnen worden. Zo wordt je bijvoorbeeld niet verrast door een online afzegging 30 minuten voor de afspraak begint.
• Kan geboekt worden tot X dagen vooruit: Hoeveel dagen vooruit in de toekomst mogen er afspraken geboekt worden? Tot hoe ver in de toekomst zet je uw beschikbaarheid zichtbaar?
• Tekst voor patiënten: Een omschrijving voor de patiënt.

Formulier wijzigen

U kunt per hoofdtype afspraak instellen welke velden er verplicht ingevuld moeten worden, dit doet u met de knop Formulier wijzigen:

In het volgende menu ziet u een aantal kolommen:

• Actief: Dit zijn alle velden die u actief wilt hebben, zowel voor intern gebruik als voor de patiënten
• Publiek: Dit zijn alle velden die u actief wilt hebben voor de patiënten
• Verplicht voor tandartsgebruiker: De velden die verplicht wilt laten invullen als er intern afspraken gemaakt worden door tandarts of assistent(e)
• Verplicht voor patiënt gebruiker: De velden die een patiënt verplicht moet invullen als hij/zij een afspraak maakt
• Gebruikt om patiënten te koppelen: Welke velden wilt u gebruiken om te kijken of de patiënt in DentAdmin al bestaat en te koppelen aan elkaar. 

Tip van Sébastien: Indien mogelijk, probeer steeds te koppelen op rijksregisternummer, dit is uniek en er kunnen geen schrijffouten in gebeuren. Indien u bijvoorbeeld in het Brusselse werkt met veel diplomaten en zo, dan kunt u ervoor kiezen om op Voornaam, Naam en Geboortedatum te koppelen. Dan gaan die 3 velden vergeleken worden met DentAdmin en pas als alle 3 de velden een exacte match hebben met slechts 1 patiënt, dan gaat die gekoppeld worden.

Indien een patiënt niet gekoppeld kan worden, geen nood! Alle CLICKDOC informatie zal nog steeds doorkomen en in de afspraak zichtbaar zijn in een apart tabblad CLICKDOC en gaat u kunnen gebruiken om eventueel een nieuwe patiëntenfiche aan te maken.