La gestion des disponibilités permet de planifier les moments où vos patients peuvent prendre rendez-vous en ligne.

Vous sélectionnez les heures auxquelles ils peuvent réserver, puis le type principal et les sous-types correspondants.

Création de l’horaire

Par le biais de la Gestion des disponibilités, vous pouvez configurer différents horaires. Vous vous demandez sans doute à quoi servent les différents horaires ?
Eh bien, par exemple, vous créez un horaire par défaut, qui est normalement toujours valable, sans date de fin. Si vous souhaitez faire une exception à cette règle, par exemple pendant les mois d'été, vous pouvez créer un nouvel horaire avec par exemple une date de début au 01/07/2023 et une date de fin au 31/08/2023. Pendant cette période, ce n'est pas l'horaire par défaut qui s'applique, mais celui qui est valable pour ces dates.

Alors comment créer un horaire ? Vous cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier :

Vous verrez apparaître un certain nombre de champs à remplir :

Sélectionnez le calendrier : vous ne pouvez créer que des horaires hebdomadaires, vous n'avez donc pas beaucoup de choix.
Nom : un nom clair qui indique clairement à quoi sert cet horaire. Si vous ne voulez créer qu'un seul horaire qui soit toujours valable, vous pouvez l'appeler "Horaire de votre nom" par exemple.
Description : une description facultative de cet horaire.
Nombre de semaines : le modèle de répétition, vous pouvez créer un horaire jusqu'à 4 semaines. En d'autres termes, vous créez un horaire pour 4 semaines, et celui-ci se répète toutes les 4 semaines. Par exemple, pour un dentiste qui a un horaire différent les semaines paires et impaires, vous pourriez créer un horaire de deux semaines et le faire répéter.
Période : la période de validité. À partir de et jusqu’à quelle date cet horaire est-il valable ? Cette période est toujours du lundi au dimanche. Votre horaire par défaut n'aura jamais de date de fin, car il s'agit de la base à laquelle on se réfère si aucun autre horaire n'est actif.

Appuyez après sur Enregistrer et créer les créneaux horaires pour créer votre horaire.

Définition de l’horaire

La fenêtre suivante s'affiche :

Vous indiquez maintenant les heures que vous souhaitez rendre disponibles pour que vos patients puissent réserver en ligne :

Vous pouvez maintenant indiquer le type principal que vous patient pourront choisir pendant les heures sélectionnées.

Il est important d'indiquer également si les blocs disponibles planifiés doivent tous être identiques, ou s'ils peuvent être réservés par ordre croissant ou décroissant.

Qu'entendons-nous par-là ?

Égale à : chaque bloc ayant la même priorité, un patient pourra choisir n'importe quelle heure libre (9 h, 9 h 15, 9 h 30, etc....) avec pour conséquence qu'il peut y avoir des trous dans votre emploi du temps. Vous donnez beaucoup de choix et de flexibilité à vos patients, avec un risque bien sûr.

Cependant, vous pouvez utiliser les intervalles pour y mettre une restriction. Vous les trouverez du côté droit :

Vous pouvez cliquer sur la ligne, puis la placer là où vous voulez que l'intervalle se termine. Si vous le mettez par exemple à 10 h, le patient n’a le choix que jusqu'à 10 h. Ce n'est que lorsque le premier intervalle est complètement rempli que l'intervalle suivant devient disponible.
Par ordre croissant : progression des heures de la période entière, en commençant par le nombre que vous avez indiqué. Un patient n'a la possibilité de prendre un rendez-vous qu'à partir du chiffre le plus bas de la journée (9 h). Cela permet bien sûr de remplir votre agenda de manière optimale, mais vous ne laissez pas beaucoup de choix à votre patient.
Par ordre décroissant : compte à rebours des heures de la période entière, se terminant par le chiffre que vous avez indiqué. Un patient n'a la possibilité de prendre un rendez-vous dont l’heure de fin correspond au chiffre le plus bas de la journée (12 h). Cela permet bien sûr de remplir votre agenda de manière optimale, mais vous ne laissez pas beaucoup de choix à votre patient.